Как подготовить конференц-зал?

Как подготовить конференц-зал?

Подготовка конференц-зала к корпоративному мероприятию очень похожа на подготовку дома к приему гостей. Обычно мы тщательно прорабатываем детали и выполняем все что можно, чтобы наши гости остались довольны. В случае бизнес встреч — перед нами стоит еще более непростая задача, поскольку от того, как мы выступим, может зависеть будущее нашего бизнеса.

Подготовка конференц-зала

Как все знают, первое представление имеет очень важное и серьезное значение (как в межличностных отношениях, так и при оценке, к примеру, товара в магазине). Более того — если мы произведем негативное первое представление, то потом будет достаточно тяжело его изменить, даже в том случае, если мы приложим множество усилий. Поэтому при подготовке конференц-зала к приему гостей — прежде всего побеспокойтесь о том, чтобы первое представление было как можно более положительным.

Впечатление порядка

Несомненно, особенно важно, чтобы конференц-зал был аккуратным и опрятным. Любой мусор, пятна, раскиданные предметы, пыль, поцарапанные или неочищенные стены, беспорядочные или несочетаемые элементы интерьерного дизайна — все это обязательно должно быть удалено. Особенно важно, чтобы мебель и остальные предметы обстановки в комнате были расставлены идеально и составляли одно целое. Броские цвета, преувеличенные узоры или китч, разумеется, нежелательны. Если в комнате есть цветы или домашние растения, они обязаны быть свежими и не пыльными.

Аромат в конференц-зале — очень существенная деталь

Также особенно важно обратить собственное внимание на запах — если он свежий и приятный, это, безусловно, окажет очень хорошее влияние на пришедших гостей. Однако не переусердствуйте с ароматизаторами воздуха, чтобы обстановка в зале не была слишком удушливой. Также примите к сведению тот момент, что у определенных гостей может быть аллергическая реакция. Однако конференц-зал, обязательно, должен хорошо проветриваться и не иметь запаха пыли или, допустим, лака для напольного покрытия либо остальных средств для мытья. В совершенстве комната должна быть в таком месте, где вы можете свободно открывать окна и не ощущать запаха удушливых испарений.

Как подготовить конференц-зал?

Все что необходимо должно быть под рукой

Как только вы убедитесь, что внешний вид конференц-зала идеален, нужно побеспокоиться о необходимом оборудовании. Хорошо, если он будет находиться в досягаемых пределах людей, которые проводят конференцию или обучение, а тоже будет правильно подключен и готов к работе. Любая настройка (к примеру, проектора или ноутбука) во время лекции занимает время и создаёт ненужную путаницу. Более того — это не производит положительного впечатления. Посетители могут подумать, что мы плохо организованы. Также обязательно необходимо проверить технические моменты требуемого вам оборудования — будет ли оно работать соответствующим образом для организуемого вами мероприятия. В совершенстве мы должны иметь запасное оборудование на случай аварийных поломок.

Как подготовить конференц-зал?

Размер конференц-зала

Если вы приглашаете определенное количество гостей — будет большим промахом, если у вас не хватит мест для кого-то. Поэтому убедитесь, что в конференц-зале есть достаточное количество стульев и прочих материалов, подготовленных для организуемого вами мероприятия, а если мест не хватает вас понадобится аренда переговорной. Нервно искать места для сидения или ксерокопировать материалы не рекомендуется. Тоже очень важно обеспечить максимальный комфорт для ведущих конференции или лекции — чтобы у них под рукой была пресная вода, стул или остальные важные мелочи. Если конференц-зал большой — также убедитесь, что в нем есть микрофон и подходящая звуковая система. Давайте также убедимся, что докладчик на конференции знает, как правильно его применить. В общем — постарайтесь избегать любых ситуаций, способных привести к путанице или остальным нарушениям.

Tagged : /